bigstock_calendar_54869811

Organisasi Kegiatan dengan Google Calendar

Jadi, berhubung saya dilantik menjadi Kepala Departemen Informasi dan Komunikasi di @gmkibdg, saya berusaha mengaplikasikan seluruh pengalaman dan pengetahuan infokom saya di organisasi ini. Soalnya, kayaknya sayalah kader terbaik se-GMKI nasional di bidang media. Dibebani oleh tanggung jawab itu (halah), saya harus membuat standar yang tinggi untuk GMKI Bandung, supaya bisa diterapkan juga oleh GMKI Pusat.

Pertama, organisasi kegiatan menggunakan Google Calendar. Kenapa? Karena Google sudah memiliki standar yang digunakan oleh banyak orang. Lewat aplikasi Google Calendar gratisan, saya bisa dengan lebih mudah menyinkronkan informasi antara Kesekretariatan, Departemen Infokom, dan seluruh anggota GMKI Cabang Bandung.

Contohnya bisa dilihat di http://bit.ly/agendagmkibdg Mungkin mulai hari ini, saya akan membagikan beberapa kiat dan siasat dalam pengelolaan informasi sebuah organisasi. Baik, kembali ke kalender. Caranya?

Menggunakan akun Gmail gratisan organisasimu (dalam hal ini, gmkibdg’at’gmail.com), atau menggunakan Google Apps for Business, buka Google Calendar dan buat kalender baru. Menu Google Calendar ada di sebelah kanan atas.

googlecalmenu

Kemudian di kiri-tengah layar, pilih menu “Buat kalender baru”.

newcal

Isi nama kalender dan keterangannya, jangan lupa untuk mencentang menu “Jadikan ini kalender umum” agar semua orang nantinya bisa melihat daftar acara di kalender ini.

makecal

Setelah membuat kalender dan mengisinya, agihkan! Kiranya orang-orang bisa mendapatkan manfaat dari kalender yang kamu buat itu. Busway, kenapa saya memutuskan untuk menggunakan 3 kalender (Agenda Cabang, Acara Umum, dan Hari Besar) adalah untuk memastikan independensi masing-masing kalender.

sharecal

Setelah menekan tombol “Berbagi kalender ini”, pilih menu “Sesuaikan warna, ukuran, dan opsi lainnya”.

modifycal

Untuk memasukkan multiple calendar, jangan lupa mencentang nama-nama kalendermu di kiri-bawah. Kemudian, ekstrak string src dari kode HTML untuk mendapatkan alamat kalendernya.

theurl

Dalam kasus agendagmkibdg, hasil ekstraksinya adalah “https://www.google.com/calendar/embed?src=hot4glpvg705f464jij2kkjsi4@group.calendar.google.com&color=%23875509&src=gmkibdg@gmail.com&color=%23182C57&src=ipb4jrvprhaenssk0p27vta370@group.calendar.google.com&color=%232F6309&ctz=Asia/Jakarta

Masuk ke bit.ly dan singkatkan hasil ekstraksi itu!

Selesai. Anggota bisa melihat kalender itu kapanpun dan dari manapun. Bagian paling susahnya adalah membuat anggota organisasi terbiasa untuk ingat bahwa kalender itu ada. Kiat saya adalah dengan mengingatkan orang-orang di grup Facebook tiap kali saya mengirimkan informasi kegiatan ke grup.

remind!

Ya, dan saya masih terus mencari cara untuk mengeksploitasi sistem kalender ini, demi kemaslahatan anggota organisasi.


For fellow ITB students reading this: yes, I cognise there’s a stigma of the name “GMKI” in the past years. I’m trying to change it inside out.

3 thoughts on “Organisasi Kegiatan dengan Google Calendar”

    1. Wah, itu bayar gak sih, Li? Di WP sih ada aplikasi berbayar yang bisa mengintegrasikan segala jenis kalender yang kita punya, termasuk nambahin agenda ke dalam kalender itu.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s